Você que é nosso parceiro e tem lido nossos conteúdos, acaba de ganhar um presente. Sim. Nesse artigo vamos dar dicas valiosas sobre como avaliar as não conformidades encontradas no dia-a-dia da produção em indústria de alimentos e, sobretudo, como tratá-las de maneira eficiente.
É claro e muito importante que o controle da qualidade dentro de indústrias de alimentos esteja acontecendo permanentemente. Mas isso não significa que não conformidades nunca serão encontradas. Na verdade, essa não deve ser uma meta da equipe da garantia de qualidade. Como trabalhamos com pessoas em nosso dia-a-dia, direta ou indiretamente, variações vão sempre acontecer.
A função do sistema da qualidade é garantir que essa variação seja a menor possível, ou que seja controlada. O interessante é que as não conformidades sejam identificadas (pois elas estarão lá), avaliadas e tratadas de maneira apropriada, para que a causa seja efetivamente tratada e não somente o problema detectado, assim, faremos mais do que somente o famoso “tapa-buraco”.
A “não conformidade” é algo tão esperado nos processos de quaisquer atividades que ela é citada como ponto de regulamentação em diversas normas internacionais. Uma delas é a ISO 17025 – Requisitos Gerais para competência de laboratórios de ensaio e calibração. Muito do que diremos aqui estará embasado nos conceitos dessa norma.
O tratamento de não conformidades é um indício de sistema de gestão de qualidade funcionando. Por isso, devemos sempre buscar laboratórios parceiros que seguem os requisitos dessa norma ou de outros fornecedores que praticam o envolvimento com normas ISO. Quer saber mais sobre a importância de escolher bem os prestadores de serviços laboratoriais terceirizados? Então, Clique aqui.
Então para começar, iremos abordar alguns conceitos importantes para entender melhor a questão das não conformidades.
Índice de Conteúdo:
- Afinal, o que é “não conformidade”
- Como ter o controle das não conformidades
- Como detectar não conformidades em sua empresa
- Considerações
Afinal, o que é “não conformidade”
Não conformidade nada mais é do que não atender aquilo que está descrito em algum procedimento operacional padrão ou não atender determinado requisito de uma ISO que a instituição tem como guia de gestão da qualidade, como a ISO 9000, ISO 14001, ISO/IEC 17025 entre outras.
A não conformidade pode chegar a gerar um impacto no serviço/produto final desta empresa. Quando relacionamos a ISO 17025, aquela não conformidade que gera impacto direto no ensaio executado, recebe o nome de Trabalho Não Conforme.
Como ter o controle das não conformidades
Para evitar a ocorrência de não conformidades, ou minimizar o impacto delas, o sistema de gestão da qualidade é extremamente importante para as empresas produtoras de alimentos, assim como para quaisquer tipos de empresas, respeitando-se as particularidades de cada uma.
Utilizar sistemas de gestão da qualidade envolve a utilização de ferramentas para o monitoramento constante das atividades que compõem a elaboração de um produto ou prestação de serviços. Mais do que análises de conformidade dos produtos gerados, é interessante que a empresa tenha ferramentas para prever falhas.
Como detectar não conformidades em sua empresa
Existem algumas ações que ajudam a identificar as possíveis não conformidades presentes em uma empresa. Vamos a elas?!
Procedimentos Operacionais Padrão (POP’s)
Para monitorar a conformidade de um sistema de gestão, antes de qualquer coisa você deve ter um sistema de gestão. Afinal, não há como verificar a conformidade de determinado processo se você não tem esse processo bem definido e descrito.
Se você ainda não tem um sistema de gestão, o primeiro passo é elaborar Procedimentos Operacionais Padrão (POP’s), para as suas atividades. Esses procedimentos nada mais são do que a descrição detalhada de como determinada atividade deve ser executada, de acordo com as propostas da empresa. É interessante que tenha embasamento técnico e referências válidas são bem vindas.
Treine sua equipe e registre tudo
Com os POP’s elaborados, treine sua equipe e registre esse treinamento. Formulários simples, ou mesmo atas de reunião podem ser utilizados para registrar os participantes e os módulos do treinamento realizado. É importante que esse documento fique arquivado de forma prontamente recuperável, assim, em caso de dúvida poderá ser verificado.
Vamos evidenciar essa necessidade de treinamento e de seu registro?
Suponhamos que um novo colaborador tenha executado o processo de limpeza de uma determinada máquina de forma incompleta, dentro de sua unidade de produção de alimento processado. Ele foi designado para tal função por já ter tido experiência prévia em outro local. Imaginemos que essa limpeza incompleta tenha favorecido o crescimento de determinada bactéria patogênica na máquina, que será utilizada para o processamento em um turno seguinte. Detectado o problema, observou-se que essa falha poderia gerar uma sequência de graves não conformidades, cujas consequências poderiam ser desastrosas. Em uma análise de causas da não conformidade, o colaborador poderia alegar não ter recebido o treinamento adequado. No entanto, nossos gerentes da qualidade que estão lendo esse material, já entenderam que, tendo uma ata assinada pelo colaborador confirmando a sua participação no treinamento, eliminaria a desculpa.
#DicaLaborGene: Os treinamentos de pessoal na execução dos POP’s devem ocorrer com frequência, sempre que verificada a necessidade ou dada a entrada de novo colaborador na equipe. Ainda que o novo colaborador já tenha experiência no setor de sua produção, os treinamentos nos procedimentos da empresa devem acontecer. Afinal, essa pessoa pode realizar procedimentos de forma um pouco diferente das formas empregadas por sua empresa. Essa pequena diferença pode gerar grandes impactos e trabalhos não conforme.
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Defina datas para inspeção
Programe em seu calendário de atividades, datas periódicas para fazer uma avaliação de como está sendo a aplicação dos POP’s por sua equipe. Com o documento descrito em mãos, faça uma auditoria no trabalho de alguém que o está executando. Veja se tudo o que ele realiza está sendo feito de acordo com o que é descrito no procedimento. Havendo divergências algo deve ser revisto: ou o procedimento ou o treinamento realizado com o colaborador.
Analise os índices de retrabalho
Começar novamente uma atividade já concluída por causa de algum resultado não conforme é indicativo de que algo não está bem em seu processo. Além dos custos que o retrabalho gera e a perda da padronização dos resultados dos processos, a desmotivação da equipe é também uma consequência do retrabalho.
Então, o uso de ferramentas da qualidade podem contribuir muito para a diminuição ou até a eliminação do retrabalho. Se as atividades estão bem definidas em POP’s e ainda existe taxa elevada para retrabalho, o gerente da qualidade deverá analisar as causas desse problema e enumerar as não conformidades envolvidas, que podem estar relacionadas ao próprio POP ou ao treinamento de pessoal, por exemplo.
#DicaLaborGene: O gerente da qualidade é apto a avaliar a complexidade de seus processos, e a partir das informações prévias e aquelas recebidas no dia-a-dia, estabelecer qual é a taxa de retrabalho aceitável para o seu tipo de produção ou serviço.
Faça análises laboratoriais de controle de qualidade e defina pontos de análise critica
Quando se trabalha na formulação de produtos, existem parâmetros utilizados para a avaliação do produto final quanto à conformidade com a legislação e com os índices praticados pela empresa. Um exemplo disso, seria a presença de microrganismos. A legislação nacional relaciona critérios para uma série de microrganismos que podem (ou não) estar no produto. E a empresa pode utilizar estes mesmos critérios para controle de qualidade ou estabelecer critérios mais rígidos como critérios internos de controle.
As análises laboratoriais podem auxiliar muito na detecção de não conformidades nessas situações, já que, quando os resultados (qualitativos e/ou quantitativos) encontrados nas análises laboratoriais são diferentes daqueles previstos nos critérios internos de controle de qualidade, há uma demonstração de que alguma não conformidade deve ser investigada.
#DicaLaborGene: É interessante que as empresas possuam critérios mais rigorosos que aqueles ditados em legislação. Pois, ainda que os valores encontrados para determinado parâmetro não esteja dentro dos critérios exigidos pela empresa, é possível que os produtos ainda estejam dentro dos critérios legais. Assim, o produto pode ter destinação comercial, não sendo totalmente perdido. Mas atenção, essa estratégia pode ser utilizada, mas não pode ser negligenciado o estudo das não conformidades presentes no processo que gerou a discordância entre os valores laboratoriais encontrados e o esperado pela empresa.
Avalie a satisfação de seus clientes
O cliente tem importante papel na manutenção e melhoria do sistema de qualidade de qualquer empresa. Saber ouvir o que diz o cliente e a partir do que é passado por ele, definir estratégias para o aperfeiçoamento da qualidade do produto, pode ser uma grande vantagem competitiva.
O cliente muitas vezes pode trazer informações que nos faz reavaliar o processo e detectar que algo não está bem.
Considerações
Bem, ao longo desse artigo demos a você algumas valiosas dicas para detectar as possíveis não conformidades existentes na sua empresa.
Mostramos que ter os seus processos operacionais (POP’s) bem definidos e descritos, bem como de ter uma equipe bem treinada neles, é imprescindível para a verificação da ocorrência de não conformidades.
Apresentamos também que, encontrada uma não conformidade, esta deve ser avaliada sistematicamente, até a detecção da origem do problema para evitar que haja recorrência do mesmo.
Encontrado algum desvio em relação ao um processo ou produto esperado, é hora de avaliar a causa raiz da não conformidade encontrada, tendo em mãos os POP’s relacionados aos problemas encontrados e a equipe diretamente ligada, auxiliando na determinação das causas.
Após apresentadas formas para a detecção de não conformidades, na parte 2 desse artigo veremos as ferramentas que podem ser utilizadas para solucionar essas não conformidades.
Fique atento às nossas redes sociais para não perder a segunda parte deste artigo, que está sensacional.
Fontes:
Gestão por Processos e Projetos
Treasy Planejamento e Controladoria
